Encerrar um projeto formalmente é diferente de só parar de trabalhar nele: a ata registra o que foi entregue, se os objetivos foram atingidos, o que sobrou como pendência e quem assume daqui pra frente. É o documento que fecha o escopo e faz a passagem de bastão. Abaixo, um modelo para copiar e um prompt que monta a ata a partir da transcrição da reunião de encerramento.
O modelo, pronto para copiar
ATA DE ENCERRAMENTO DE PROJETO — [Nome do projeto] Cliente / Área: ______________________ Gestor(a) do projeto: ______________________ Data: __/__/____ Horário: __:__ Duração: __ min Presentes: ______________________ 1) ENTREGAS REALIZADAS - [Entrega] — status: ( ) concluída ( ) parcial 2) RESULTADOS VS. OBJETIVOS - Objetivo: ______ — resultado: ______ — atingido? ( ) sim ( ) não 3) PRAZO E ORÇAMENTO (PLANEJADO × REAL) - Prazo: planejado __/__ — real __/__ - Orçamento: planejado R$ ______ — real R$ ______ 4) LIÇÕES APRENDIDAS - Manter no próximo projeto: ______ - Evitar no próximo projeto: ______ 5) PENDÊNCIAS E PASSAGEM DE BASTÃO - [Pendência] — quem assume: [Nome] — prazo: __/__ 6) ACEITE - Aprovado por: ______________________ - Assinatura do cliente / patrocinador: ______________________ - Assinatura do responsável pelo projeto: ______________________
Baixar em Word (.docx)Em breve — por enquanto, use o botão de copiar acima.
O que preencher em cada campo
- Entregas realizadas
- A lista final do que o projeto produziu, marcando o que ficou concluído e o que saiu parcial.
- Resultados vs. objetivos
- Cada objetivo do início ao lado do que de fato aconteceu, com um sim ou não claro sobre tê-lo atingido.
- Prazo e orçamento (planejado × real)
- As duas contas que todo patrocinador cobra: entregou na data combinada? gastou o que estava previsto?
- Lições aprendidas
- O que manter e o que evitar no próximo projeto. Sem culpados — foco no que a equipe leva daqui.
- Pendências e passagem de bastão
- O que ainda falta e quem assume cada ponto depois do encerramento, com prazo. Evita órfãos.
- Aceite
- As assinaturas que fecham o projeto. É o aceite formal que evita cobrança de escopo meses depois.
Gere a ata a partir da transcrição (prompt de IA)
Grave a reunião de encerramento com o Gravô, exporte a transcrição em .txt e cole no prompt abaixo. A IA organiza a ata nas seis seções — você preenche os números de prazo e orçamento e colhe as assinaturas.
Você é um assistente que documenta o encerramento de projetos. A partir da transcrição abaixo, gere uma ata de encerramento, em português, com estas seções: 1) Entregas realizadas (concluída ou parcial) 2) Resultados vs. objetivos (o que foi combinado × o que foi atingido) 3) Prazo e orçamento (planejado × real, quando aparecerem na conversa) 4) Lições aprendidas (o que manter e o que evitar) 5) Pendências e passagem de bastão (o que falta e quem assume) 6) Aceite (quem aprovou o encerramento) Regras: seja objetivo, use os nomes que aparecem na transcrição e NÃO invente nada que não tenha sido dito; marque "(a confirmar)" o que não ficou claro. TRANSCRIÇÃO: [cole aqui a transcrição do Gravô]