Na agência, o retrabalho quase sempre nasce de um briefing mal registrado ou de uma aprovação verbal que ninguém anotou. Gravar a reunião com o cliente trava o escopo combinado e a aprovação de cada etapa — menos "achei que ia ficar diferente". Como você lida com dados e materiais do cliente, vale gravar com base contratual clara. Veja como.
O que a LGPD exige
Materiais e marcas do cliente costumam ser confidenciais — trate a gravação como parte desse sigilo contratual. Este material é um ponto de partida e não substitui a orientação jurídica do seu contrato.
Quando a agência grava
- Briefing: capturar o pedido do cliente com todos os detalhes, sem depender de anotação.
- Aprovação de escopo: registrar o que foi aprovado e o que ficou fora de cada fase.
- Rodadas de ajuste: deixar claro o que o cliente pediu para alterar — e o que já estava fechado.
- Apresentação de campanha: guardar o aceite e os próximos passos combinados.
Aviso de consentimento (modelo para copiar)
AVISO DE GRAVAÇÃO — [Agência] / cliente [____] A reunião de [__/__/____] será gravada. Finalidade: registrar briefing, escopo e aprovações do projeto. Base legal: execução do contrato de prestação de serviço, conforme a LGPD. Sigilo: materiais e informações do cliente são confidenciais; a gravação fica sob guarda de [Agência] pelo prazo do projeto. Você pode solicitar informações sobre o tratamento dos dados a qualquer momento. Ciente (cliente): ______________________ Data: __/__/____
Situações comuns
Briefing de cliente
O pedido gravado vira a referência do projeto — o escopo combinado documentado reduz retrabalho e discussão depois.
Aprovação de escopo
O "pode seguir" e os limites de cada fase ficam registrados, úteis quando surge um pedido novo fora do combinado.
Por que gravar localmente importa aqui
Material de cliente em nuvem de terceiros é risco de sigilo e mais um contrato de dados para a agência administrar. Com a gravação no seu computador, o briefing confidencial não passa por um bot na chamada nem por um servidor externo — e a transcrição vira o resumo de escopo que você manda o cliente confirmar.
Prompt para gerar o resumo da reunião
Você é um assistente que ajuda agências a registrar reuniões com clientes. A partir da transcrição abaixo, gere o resumo da reunião, em português, com estas seções: 1) Pedido do cliente 2) Escopo e entregáveis 3) Prazos 4) Próximos passos Regras: baseie-se apenas na transcrição, use os nomes que aparecem nela e não invente nada que não tenha sido dito; marque "(a confirmar)" o que não ficou claro. TRANSCRIÇÃO: [cole aqui a transcrição do Gravô]